物品管理体制

Management System Management System

なぜ、物品循環には"基盤"が必要なのか。

「探さない」「数えない」「欠品しない」。
この状態を実現するのは、個別のサービスではなく、
モノの流れ全体を設計し直した仕組みそのものです。
小山が医療・介護の現場と向き合ってきた歴史とDXの力がかけ合わさって、この管理体制が生まれています。

この基盤があるからできること。この基盤があるからできること。

What We Can Do

個人個品管理 × 自動分配 × 人の検品 × 全国にある工場
この4つが揃って初めて実現できます。

Problem Problem

01

探す

自分のユニフォームがどこにあるかわからない。誰かのものが混ざっている。棚を開けるたびに不確かさがある。
02

数える

洗濯のたびに枚数を確認し、戻ってきた白衣を数え直す。在庫が何枚あるか、誰に何枚貸し出しているかを把握するための棚卸し作業が、定期的に発生している。
03

欠品する

「商品が届いていない」「今どこにあるか」リース会社に問い合わせても、すぐに答えが出てこない。

Individual Item Management Individual Item Management

白衣1枚1枚にバーコードを付与し、個人・施設・部署単位で完全追跡します。商品状態・洗濯回数・現在地をクラウドでリアルタイム管理。入荷から請求まで、すべてがひとつのシステムでつながっています。

1. 管理番号の付与

白衣を仕入れると1枚ごとに管理番号を付与。棚番号と紐づけることで保管場所や在庫数を常に把握できます。
2. 使用者情報の登録

病院様へのリースが決定すると、部署や氏名などの使用者情報を管理番号に登録。個人専用の白衣となります。すべての白衣に管理するためのバーコードラベルを貼り付けます。
3. 各工程でスキャン記録

入荷・分配前・出荷の各タイミングでスキャン。状態が常に更新されます。
4. クラウドで一元管理

白衣の洗濯回数や貸与状況、入職による新規発注、退職によるリース終了の申請などを一元管理。病院様もWebから確認できます。
5. システムと請求内容が連動

システムの貸与状況をもとに請求書が作成され、誰に・何を・何枚お貸ししているかまで詳細にご提供できます。

固定番号による一気通貫管理

小山の個人個品管理システムの核心は、バーコードの番号を廃棄まで固定したまま個人に紐づけ続ける設計にあります。人が変わっても番号を付け替えず、入荷から請求まで共通の基盤で一気通貫に管理できる。この仕組みが特許として評価された理由です。1枚の白衣を入荷から廃棄まで同じ番号で管理し続けることで、洗濯・納品・請求・入退職に伴う交換など、白衣リースの運用で起こりやすい誤納品や紛失、請求の行き違いを大幅に減らしています。
システム連携

KOORDYの入退職・交換申請も、この管理番号をもとに処理内容がシステムに反映されます。退職者情報を登録すると、工場でバーコードを読み込んだ際にアラートが表示され、対象の白衣を除去する仕組みになっており、誤納品の防止につながります。請求も、この管理番号に蓄積された使用状況をもとに算出されます。

Auto Sorting System Auto Sorting System

個人個品管理システムで誰の白衣かを把握できているからこそ実現できる仕組みです。洗濯後の白衣を病院・部署・個人別に自動で仕分けするシステムで、2017年3月に特許取得。日本ではじめて個人個品に自動で分配されるソーティングシステムを導入しました。

施設ごとの柔軟なカスタマイズ

ロッカー仕様やハンガー仕様、棚仕様など、大型病院では白衣の管理方法が病棟ごと異なるケースもあります。小山の自動分配システムは、分配ルールが後付けで自由に変更できる設計になっているため、ロッカー固定順・個人名別・五十音順・部署別など、施設に合わせたカスタマイズが可能です。
誤納品を防ぐシステム連携

個人個品管理システムは工場ともリアルタイムに連携。たとえ洗濯時に退職者分が混入していても、自動仕分け前のバーコード読み込みのタイミングでアラートが出るため、その場で取り除くことができ、誤納品を防ぐことができます。