毎月の請求照合作業をDXで不要に現場に寄り添う提案とサポートで伴走支援

DX CASE ｜Yomi²

介護／特別養護老人ホーム清雅苑（約80床）

#在庫管理
#業務効率
#ペーパーレス化

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毎月の請求照合作業をDXで不要に現場に寄り添う提案とサポートで伴走支援

Introduction

東京都清瀬市にある特別養護老人ホーム清雅苑は、約80床の高齢者福祉サービスを提供する特別養護老人ホームです。在庫管理や発注業務の負担、人手不足による業務効率化が課題となっていたことからYomi²の導入を検討することになりました。

導入前の課題

Assignment Assignment

在庫管理・発注業務が
現場の負担に

01

各フロアでおむつや日用品の在庫を確認しながら、電話やFAXで発注を行っていました。日々の介護業務と並行して在庫管理を行う必要があり、担当者の業務負担が大きくなっていました。
長期休暇前の大量発注による
保管スペース問題

02

納品までの日数を考慮し、ゴールデンウィークや年末年始の前には多めの在庫を確保する必要がありました。一度に大量の商品を保管するため、保管スペースの圧迫や過剰在庫が課題となっていました。
紙による管理で
在庫差異が発生

03

利用者ごとのおむつ使用実績は紙で管理しており、手作業で集計を実施。記録漏れや記載ミスによって帳簿上の在庫と実在庫に差が生じ、棚卸しや在庫確認に時間がかかっていました。

取り組み施策

Action Action

在庫管理から発注まで現場に合わせて
運用フロー構築と導入をサポート

必要在庫数と発注目安を現場と一緒に設計
おむつと日用品をまとめた納品体制を構築
同等品を選定し、サンプルによる事前検証を実施
おむつメーカーと連携し職員向け勉強会を開催
Yomi²の操作説明・運用ルールをレクチャー
導入後約1か月、訪問・電話で運用をフォロー

提供したサービス

Yomi²

現場に起こった変化

Result Result

発注業務の自動化
在庫管理を自動化
FAX業務を削減
請求業務を効率化
商品の安定供給
出庫状況を簡単管理

発注業務から解放され、必要なものを必要な時に使える運用へ

Yomi²の導入により、これまで日用品やおむつの出庫状況を確認しながら行っていた発注業務や、業者へのFAXによる発注作業が不要になりました。必要なタイミングで必要な物品が補充される運用となったことで、長期休暇前に大量の在庫を抱える必要がなくなり、過剰在庫によるスペースの負担も軽減。

また、毎月行っていた出庫実績と請求内容の照合作業も不要となり、請求業務は2フロア合計で月約2時間の削減を実現。WEB上で出庫データを確認できるようになったことで、管理業務の効率化にもつながりました。

導入時には施設の運用体制に合わせた提案や職員向け説明資料の作成など、定着までサポート。現場に無理なく馴染む運用を実現しています。

クライアントの声

Voice Voice

在庫管理だけでなく、施設に合わせて伴走してくれました。

在庫管理や請求業務の手間が大きく減り、毎月行っていた請求内容との照合作業も不要になりました。WEB上でデータを確認できる点も非常に使いやすいと感じています。

導入時には施設の体制に合わせて柔軟に運用を検討していただき、職員向けの説明資料もご用意いただけたことで、施設側の負担を抑えながらスムーズに導入できました。

在庫管理を自動化できることはもちろん、現場の状況に合わせて一緒に運用を考え、伴走していただけた点にも感謝しています。

東京聖労院　特別養護老人ホーム清雅苑　施設サービス部部長　高木順子さま

小山が担った役割

KOYAMA Role KOYAMA Role

01

現場に合わせた運用設計・導入提案

施設の在庫管理や発注業務の流れをヒアリングし、現場の運用に合わせたYomi²をご提案。必要在庫や運用方法を施設と一緒に整理し、無理なく導入できる仕組みを構築しました。
02

現場に合わせた商品選定・運用設計

おむつや日用品の見直しにあたり、複数の商品を比較検討。おむつメーカーによる勉強会も実施し、実際の使用感や現場の声を踏まえながら、施設にとって最適な運用を一緒に検討しました。
03

現場への説明・運用定着支援

職員向けの説明資料を作成し、施設側の負担を抑えながら導入をサポート。導入後も施設の運用状況に合わせて柔軟に対応し、現場へ定着するまで継続的に支援しました。