1日あたり約20分の作業時間を削減5施設のおむつ管理業務をほぼゼロへ

DX CASE ｜Yomi²

介護／社会福祉法人郁慈会（5施設・約512床）

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1日あたり約20分の作業時間を削減5施設のおむつ管理業務をほぼゼロへ

Introduction

奈良県内で特別養護老人ホームや介護老人保健施設等を運営する社会福祉法人郁慈会。複数施設のおむつ管理に伴う業務負担に加え、法人全体では年間コストも大きく、契約更新のタイミングで全体の運用面を見直すことになりました。

導入前の課題

Assignment Assignment

複数フロアの注文集約と
FAX発注が負担

01

各フロアで必要なおむつの数量を確認し、その内容を事務所へ集約した上でFAX発注を行っていました。現場から事務所まで複数の職員が関わる運用体制が、日常的な業務の負担となっていました。
おむつの使用状況を
把握しづらかった

02

現場からの依頼をもとに発注していたため、実際のおむつの使用状況が把握しづらい状態でした。法人全体で年間のおむつコストが大きい中、使用量が適正なのか判断しにくく、コストを見直す上でも課題となっていました。
納品後の倉庫への
運搬が職員の負担

03

納品されたおむつは施設の入口で受け取り、職員が各施設・フロアの倉庫まで搬入していました。日常業務の合間に人手が必要になり、現場の時間的にも身体的にも負担となっていました。

取り組み施策

Action Action

おむつメーカーと連携し適正な運用設計
継続的な現場体制までサポート

全5施設・各フロアの倉庫を調査
メーカーと連携し、適正在庫を設計
本部提案に向け、デモ機でプレゼンを実施
施設・フロアごとに複数回の説明会を実施
納品スタッフと連携し、導入後も継続支援
メーカーと連携し、適正使用に向けた継続研修を提案

提供したサービス

Yomi²

現場に起こった変化

Result Result

発注業務の削減
FAX発注から脱却
欠品・過剰在庫の抑制
倉庫搬入作業の削減
複数施設の在庫管理効率化
おむつ使用量の適正化

おむつの管理業務を限りなくゼロへ 5施設の負担をまとめて削減

各フロアから注文数を集約し、事務所でFAX発注を行う業務が不要に。使用実績に応じて自動補充されるため、日常的な在庫確認や発注判断にかかる手間も合わせておむつの管理業務が削減されました。

さらに、納品方法も施設入口での受け渡しから、各施設・フロアの指定倉庫まで届ける運用へ変更。職員がおむつを倉庫へ運ぶ作業もなくなり、発注から搬入まで一連の業務負担を軽減しています。

また、施設ごとの使用状況をデータで可視化。導入後も小山とおむつメーカーが連携し、適正使用に向けた改善を継続することで、長期的なコスト最適化を目指せる体制が整いました。

クライアントの声

Voice Voice

在庫管理や発注の負担が減り、現場の生産性向上につながっています。

以前は、おむつの在庫確認や発注業務に多くの手間がかかり、在庫数が合わず欠品のリスクもありました。

導入当初は慣れるまで時間がかかりましたが、手順書を活用しながら全職員で運用を定着。在庫確認や発注業務の負担が軽減され、現場での確認作業もスムーズになりました。

現在では、1日あたり約20分の作業時間を削減できており、職員からも「負担が軽くなった」と好評です。業務改善や生産性向上を目指す施設には、ぜひおすすめしたい仕組みです。

特別養護老人ホーム郁慈苑　副施設長　植村さま

小山が担った役割

KOYAMA Role KOYAMA Role

01

5施設の運用を踏まえた導入設計

各施設のおむつ管理や発注フローをヒアリングし、倉庫の在庫状況や使用量を調査。メーカーとも連携しながら、施設ごとの運用に合わせたYomi²の導入方法を設計しました。
02

コストを増やさない業務改善提案

大規模法人ならではのおむつコストも踏まえ単なるシステム導入ではなく、元予算とのバランスを考慮した運用を提案。発注業務や在庫管理の手間を削減しながら、無理なく継続できる体制づくりを支援しました。
03

納品から現場定着まで継続サポート

入口納品から倉庫までの納品へ切り替え、現場の搬入負担を軽減。各施設・フロアに合わせた説明会を複数回実施し、導入後も長期的な研修やフォローを通じて、適正使用と安定運用を支援しました。