2施設の在庫管理から発注業務おむつに関する課題を丸ごと解決

DX CASE ｜Yomi²

介護／TONERIKOの丘（2施設・約88床）

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2施設の在庫管理から発注業務おむつに関する課題を丸ごと解決

Introduction

TONERIKOの丘は、大分市と由布市でサービス付き高齢者向け住宅を運営しています。2施設分のオムツ発注や在庫管理をまとめて行うなかで、本部からは現場の在庫業況が見えにくく発注業務や在庫管理に課題を抱えていました。

導入前の課題

Assignment Assignment

長期休暇前の大量発注が
倉庫を圧迫

01

オムツは発注から納品までに日数がかかるため、長期休暇前には多めの在庫を確保する必要がありました。一度に大量の商品が届くことで保管スペースが圧迫され、必要以上の在庫を抱えながらの運用は在庫状況も見えづらく管理面でも負担となっていました。
2施設分の現場在庫が
見えづらい

02

TONERIKOの丘では、大分と湯布院の2施設分のオムツ発注をまとめて管理。在庫状況を各施設に確認しながら発注数量を決める必要があるなかで、厳密な在庫管理が難しく経験や感覚で発注数を決める場面も発生していました。
紙での記録で
実在庫との相違が発生

03

利用者ごとのオムツ使用数は紙の帳簿で管理しており、個人個人の利用実績を手作業で集計。記録漏れや記載ミスなどで帳簿上の在庫と実際の在庫数に差が生じ、棚卸しや確認作業に時間かかっていました。

取り組み施策

Action Action

現場に合わせた運用設計から
定着支援までをトータルサポート

現場のおむつ保管場所や運用状況を確認
おむつメーカーと連携し同等品を選定
サンプル品による事前検証を実施
小山からの配送で長期休暇前の大量発注を不要に
説明会やデモ機を活用した導入支援を実施
操作手順をまとめた掲示物を作成

提供したサービス

Yomi²カウント

現場に起こった変化

Result Result

人的負担の削減
時間コストの削減
複数施設の運用最適化
発注業務の自動化
在庫定数の最適化
過剰在庫の解消

発注業務と在庫管理を完全自動化し 2施設分の運用負担を大幅に軽減

これまで2施設分まとめて行っていた在庫管理と発注業務が不要になり、現場の在庫状況をデータで可視化。在庫状況が見えづらい中で目安発注がなくなり、担当者の業務負担がなくなりました。

おむつカウント機能で使用実績もデータ化できるようになり、帳簿と実在庫のズレがなくなりました。合わせて在庫状況も把握ができるようになり、適正在庫を維持しながら運用できる環境が整っています。

さらに、小山が在庫管理や補充対応を行うことで、長期休暇前の大量発注が不要に。必要なタイミングで必要な分を納品されるので、今までのように大量の在庫を抱える必要がなくなりました。

クライアントの声

Voice Voice

在庫管理も発注も不要になり、現場の業務が大きく変わりました。

在庫管理や発注業務、利用者ごとの集計業務が不要になり、業務効率が大きく向上しました。おむつ出しもスムーズになり、現場の負担軽減につながっています。

導入時は職員が使いこなせるか不安もありましたが、大きな混乱もなく運用を開始することができました。

定額利用のサービスと比較して、必要な分だけ利用できる仕組みと在庫管理まで発注を任せられるので、介護施設にとってメリットが大きいと感じています。

TONERIKOの丘大分・湯布院　代表取締役

小山が担った役割

KOYAMA Role KOYAMA Role

01

現場課題のヒアリングと運用設計

2施設の発注体制や在庫管理方法を確認。現場の運用に合わせた導入方法を提案し、負担を最小限に抑えた運用フローを設計しました。
02

メーカー変更に伴う検証と調整

利用者様が安心して使用できるよう、既存商品に近い製品を選定。メーカーと連携しながらサンプル提供や事前検証を実施しました。
03

説明会・レクチャーによる運用定着支援

デモ機を活用した説明会や操作レクチャーを実施。導入後も継続的にフォローを行い、現場スタッフが安心して活用できる環境づくりを支援しました。