紙での記録やFAX発注から脱却ペーパーレス化で業務負担を大幅削減

DX CASE ｜Yomi²

介護／ヴェリタス宮島口（全45戸）

#ペーパーレス化
#在庫管理
#業務効率

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紙での記録やFAX発注から脱却ペーパーレス化で業務負担を大幅削減

Introduction

広島県にあるサービス付き高齢者向け住宅「ヴェリタス宮島口」は、約45戸を有するサービス付き高齢者住宅。以前から小山とは日用品での取引があり、施設運営に関する相談を受ける中で、おむつの在庫管理や発注の業務での課題感が見えてきました。

導入前の課題

Assignment Assignment

FAXによる発注業務と
在庫管理の負担

01

紙での在庫管理やFAX発注といった、アナログ業務に効率の悪さが現場の負担に。ペーパーレス化を実現することで、スタッフが本来の業務に集中できる環境の整備を希望されていました。
ロット発注による在庫の偏りと
保管スペースの課題

02

おむつはケース単位での発注のため、使用頻度の低い商品も本来必要な数量以上の商品を発注せざるを得ない状況。大型連休前は特に多めの在庫確保が必要となり、保管スペースの圧迫や在庫の偏りが発生していました。
利用者ごとの使用実績管理と
請求業務の手間

03

利用者ごとのおむつの使用数は、紙に正の字を書いて記録していました。その後、使用実績を集計し請求書作成用のデータへ転記しており、記録漏れや集計ミスによって請求内容とのズレが発生するリスクを抱えていました。

取り組み施策

Action Action

現状の分析から適正な納品数・納品方法を提案
運用定着を支援からアフターフォローまで

現場の在庫管理方法や発注フローをヒアリング
使用実績データをもとに適正在庫数を設計
使用頻度の低いおむつをパックでの納品を対応
導入後約1か月間、現場で操作レクチャーを実施
読み忘れや誤登録など導入後のサポートも対応

提供したサービス

Yomi²

現場に起こった変化

Result Result

人的負担の削減
時間コストの削減
在庫定数の最適化
発注業務の自動化
利用実績のデジタル化
請求業務を効率化

請求業務と在庫管理を効率化手作業中心の運用からデジタル管理へ

FAXによる発注業務が不要となり、発注から在庫管理までを一元化。施設内で在庫数を細かく管理する必要がなくなり、業務負担削減につながっています。

これまで正の字で紙に記録していた利用者のおむつの利用実績を、おむつカウント機能でデジタル化。Excelへ転記しての利用実績の集計作業が無くなり、請求作業の時間が大幅に短縮されました。

さらに、利用実績をもとに必要な在庫数を把握しやすくなり過剰在庫の発生を抑制。施設内の倉庫にゆとりを持って運用できるようになりました。

クライアントの声

Voice Voice

在庫管理も、納品後の作業も不要に。職員の負担が大きく軽減されました。

導入後は、在庫管理から納品対応まで全てお任せできるようになり、納品後の仕分けや陳列作業が不要に。

特に在庫管理を一切行わなくてよくなったことで、職員の負担が大きく軽減され大変助かっています。必要な分だけ適切に管理していただけるため、過剰在庫も減り、保管スペースにも余裕ができました。

管理・対応する職員を限定できるようになり、在庫管理がより正確でスムーズになっています。

サービス付き高齢者向け住宅　ヴェリタス宮島口

小山が担った役割

KOYAMA Role KOYAMA Role

01

現場課題のヒアリングと運用分析

施設内のおむつ管理や発注業務の流れを確認し、FAXによる発注や手作業での集計業務、在庫管理の負担などを整理。現場の運用状況を踏まえながら、業務効率化に向けた改善ポイントを明確化しました。
02

適正在庫の設計と業務フローの最適化

施設の利用状況やおむつ使用実績をもとに適正在庫数を設計。発注ロットや保管スペースも考慮しながら、在庫管理や請求業務の負担を軽減できる運用フローづくりを支援しました。
03

導入後の定着支援と継続フォロー

導入直後は現場で操作レクチャーを実施し、読み忘れや誤登録などのイレギュラー対応もサポート。運用が定着するまで継続的にフォローを行い、安心して利用できる環境づくりを支援しました。